Одни и те же данные вводятся в сайт, CRM, 1С и Excel
Двойной ввод обходится дороже всего: это и время, и ошибки, которые потом ищут вручную
Автоматизация процессов и интеграции
Автоматизация бизнеса
Рутина уходит в систему, люди занимаются делом
Автоматизация начинается не с технологий, а с карты процессов: где данные вводятся дважды, где ждут ответа, где забывают. Мы описываем процесс, убираем ручные шаги и связываем системы так, чтобы информация передавалась сама — с уведомлениями, контролем сроков и отчётностью.
Восемь направлений работ и семь готовых решений по отделам: продажи, документы, финансы, склад, поддержка, внутренние сервисы и отчётность. Начинаем с разбора процессов, а не с установки системы.
Или сразу: +7 (495) 368-39-51 Telegram Пн–Пт, 10:00–19:00 МСК
Начинаем с карты процессов
Сначала разбираем, как работа идёт сейчас и где теряются часы. Смета появляется после этого, а не до.
Считаем эффект в часах и деньгах
До старта фиксируем текущие показатели, после внедрения сравниваем. Обещаний «станет лучше» не даём.
Существующие системы остаются
CRM, 1С и учёт обычно не меняем, а связываем: замена учётной системы почти никогда не окупается.
Код и доступы — ваши
Репозиторий, серверы и документация оформлены на компанию. Смена подрядчика не останавливает процесс.
Разбор процессов
Расскажите, где сейчас ручная работа и какие системы используются. Скажем, что автоматизировать первым и сколько это займёт.
Знакомая ситуация
С чего начинается автоматизация
Это не «неудобства», а конкретные потери: время сотрудников, сорванные сроки и цифры, которым нельзя верить. Если хотя бы одна ситуация про вас — разберём, что исправлять первым.
Заявка обрабатывается днями, потому что ждёт ответственного
Каждый день ожидания ответственного — это заявка, которая остывает
Отчёт собирается вручную и устаревает к моменту готовности
Пока отчёт собирается, решения принимаются по устаревшим цифрам
Согласование живёт в переписке
Договор или счёт ждёт подписи в почте и мессенджерах. Непонятно, у кого документ, сколько он там лежит и кто следующий.
Оплата приходит позже, потому что счёт подписывали неделю
Никто не видит загрузку и сроки
Руководитель узнаёт о просрочке от клиента. Задачи ведутся в заметках, а у каждой — свой ответственный и свой срок только в голове.
Срыв сроков виден, когда исправлять уже нечего
Знание держится на людях, а не на системе
Как оформлять документ, кого предупредить, что проверить — знает конкретный сотрудник. В отпуске или при увольнении процесс встаёт.
Отпуск ключевого сотрудника останавливает участок
Услуги
Что именно мы автоматизируем
Восемь направлений работ. Можно взять одно, а можно собрать контур из нескольких — состав и очерёдность фиксируем в плане после разбора процессов.
01
Карта процессов
Разбираем, как работа идёт сейчас, находим ручные операции и потери, расставляем приоритеты по эффекту и сложности.
02
Заявки и маршруты
Единая точка входа обращений: автоматическое распределение, сроки реакции, эскалация при просрочке, история касаний.
03
Документы без ручной работы
Счета, акты, договоры, КП и ТЗ формируются из данных системы по шаблонам — без копирования между окнами.
04
Интеграции между системами
Сайт, CRM, 1С, склад, телефония, мессенджеры и платежи обмениваются данными автоматически, без выгрузок и переносов.
05
Отчёты и дашборды
Показатели собираются из первичных данных в реальном времени: продажи, загрузка, сроки, просрочки, маржа.
06
AI-ассистенты
Обработка входящих обращений, черновики ответов, извлечение данных из документов, подсказки менеджеру — там, где это действительно экономит время.
07
Приём обращений и чат-боты
Телефония, почта, формы на сайте и мессенджеры сводятся в одну точку входа, где обращению сразу присвоен ответственный и срок.
- Единое окно: заявка с сайта, звонок и сообщение в Telegram — в одной ленте
- Автоматические ответы на частые вопросы и квалификация обращения
- Уведомления и эскалация, если срок ответа истёк
Ни одно обращение не остаётся без ответственного
08
Автоматизация продаж и воронки
Сделка двигается по этапам сама: задача следующего шага ставится по событию, а не по памяти менеджера.
- Автозадачи и напоминания на каждый этап сделки
- Счёт и договор формируются из данных сделки, без повторного ввода
- Отчёт по воронке: где сделки застревают и почему
Менеджер занимается клиентом, а не заполнением карточек
Решения
Готовые контуры по отделам
Не «внедрение системы», а решённая задача конкретного отдела: что автоматизируем и что отдел получает на выходе. Найдите свой отдел — остальное соберём вокруг него.
Отдел продаж
От заявки до денег без ручных передачЧто автоматизируем
- Распределение заявок по правилам: регион, продукт, загрузка менеджера
- Задачи и сроки на каждом этапе воронки
- Счёт, КП и договор из данных сделки по шаблону
- Напоминания клиенту и менеджеру: оплата, продление, повторная продажа
Сделки не теряются между этапами, сроки реакции видно, а руководитель понимает воронку по цифрам, а не по ощущениям.
Документы и согласования
Документ идёт по маршруту самЧто автоматизируем
- Формирование счетов, актов, договоров и КП по шаблонам
- Маршруты согласования по сумме, типу и подразделению
- Электронная подпись и статусы: отправлен, подписан, отклонён
- Контроль сроков: где документ лежит дольше нормы
Счёт уходит клиенту в день сделки, а не через неделю. По каждому документу видно, у кого он и сколько там находится.
Финансы и сверки
Поступления сходятся самиЧто автоматизируем
- Загрузка банковских выписок и сопоставление с документами
- Подсветка расхождений вместо ручного поиска по реестрам
- Платёжный календарь: что и когда предстоит оплатить
- Регулярные платежи, аренда и подписки — по расписанию
Закрытие месяца перестаёт быть авралом, а расхождения видно в момент появления, а не через месяц.
Склад и закупки
Заканчивается — заказываетсяЧто автоматизируем
- Остатки по складам в одном месте, включая резерв под заказы
- Пороговые уведомления и черновики заказов поставщику
- Приёмка, отгрузка и перемещения без двойного ввода
- Сверка цен и сроков поставщиков по истории закупок
Не бывает «продали то, чего нет», а закупка не держится на одном человеке с таблицей.
Поддержка клиентов
Обращение не теряется и не повторяетсяЧто автоматизируем
- Единая история: звонки, письма, переписка и заказы в карточке клиента
- Классификация и маршрутизация обращений по типу и SLA
- База знаний и черновики ответов для операторов
- Контроль повторных обращений: проблема решена или отложена
Клиент не рассказывает проблему заново каждому оператору, а повторные обращения видно и можно разбирать.
Сотрудники и внутренние сервисы
Заявки от сотрудников — в системе, а не в чатеЧто автоматизируем
- Заявки на доступы, оборудование, отпуск и командировки по маршрутам
- Онбординг: задачи первых недель выдаются автоматически
- Согласование с руководителем и уведомления по событиям
- Кадровые данные и документы в одном месте
Внутренние заявки перестают жить в переписке, а новичок получает доступы в первый день, а не через неделю.
Отчётность руководителя
Одна версия цифр вместо пяти выгрузокЧто автоматизируем
- Сбор данных из CRM, 1С, сайта и рекламных кабинетов в одно хранилище
- Дашборды по продажам, загрузке, срокам и марже
- Отчёты по расписанию с рассылкой ответственным
- Отклонения: где показатель вышел за коридор
Отчёт к совещанию строится сам из первичных данных, и цифры в нём не расходятся между собой.
Механика
Как было и что становится
Шесть процессов, которые мы автоматизируем чаще всего: как они выглядят сейчас, что меняется и что после этого видно руководителю.
Новая заявка
- Как обычно
- Заявка приходит на почту или в мессенджер, её пересылают вручную. Кто взял в работу и когда — неизвестно.
- После автоматизации
- Обращение попадает в систему из всех каналов, ответственный назначается по правилу, срок фиксируется сразу.
- Видно руководителю
- Сколько заявок пришло, сколько без ответа и сколько просрочено прямо сейчас.
Счёт и документы
- Как обычно
- Менеджер копирует данные сделки в шаблон, бухгалтер проверяет, счёт уходит через день-два.
- После автоматизации
- Документ формируется из данных сделки по шаблону, маршрут согласования и подпись — в системе.
- Видно руководителю
- Какие счета отправлены, подписаны и оплачены, и где документ задержался.
Согласование
- Как обычно
- Решение ищут в переписке: кто согласовал, кого забыли, на чём остановились.
- После автоматизации
- Маршрут строится по сумме и типу заявки, подписант определяется заранее, история сохраняется.
- Видно руководителю
- Сколько шагов пройдено, сколько занимает каждый и где маршрут встал.
Данные между системами
- Как обычно
- Справочники и остатки переносят выгрузками, списки расходятся, приходится сверять вручную.
- После автоматизации
- Системы обмениваются данными по событиям, единый справочник служит источником истины.
- Видно руководителю
- Какие обмены прошли, какие зависли и что именно не приняла система.
Отчёт для руководства
- Как обычно
- Отчёт собирают вручную из пяти источников, к совещанию он уже устарел, цифры не сходятся.
- После автоматизации
- Данные собираются автоматически, отчёт строится по расписанию из одних и тех же источников.
- Видно руководителю
- Показатели в динамике и отклонения от плана, без сборки вручную.
Знание о процессе
- Как обычно
- Порядок действий знает конкретный сотрудник: в отпуске или при увольнении участок встаёт.
- После автоматизации
- Процесс описан в системе: маршруты, шаблоны и правила живут в коде и настройках, а не в памяти.
- Видно руководителю
- Любой процесс можно показать целиком: кто, что и в какой момент делает.
Обратите внимание: почти везде меняется не «скорость работы», а то, что данные появляются в системе один раз и дальше используются всеми, кому они нужны. Именно это убирает ручные операции, а не новый интерфейс.
Интеграции
Что с чем связываем
Категории систем, с которыми обычно работаем. Конкретный перечень зависит от вашего ландшафта и согласуется на разборе процессов — мы не обещаем заранее интеграцию с системой, которую не видели.
CRM
Заявки, сделки и задачи: обращение из любого канала попадает в карточку, этап меняется по событию.
1С и учёт
Счета, оплаты, остатки и номенклатура: обмен без повторного ввода и с подсветкой расхождений.
Сайт и формы
Заявки, заказы и расчёт стоимости: данные уходят в систему, а не в почту отдела.
Телефония
Записи звонков, пропущенные вызовы и история касаний привязываются к клиенту.
Мессенджеры и почта
Telegram, WhatsApp и почта: переписка хранится в карточке, ответы не теряются в личных аккаунтах.
Платежи и банк
Выписки, ссылки на оплату и сверка поступлений с документами.
ЭДО и подпись
Договоры и закрывающие документы: статусы подписания в одном месте с системой.
Склад и маркетплейсы
Остатки, заказы и отгрузки: единый учёт вместо отдельных таблиц по каналам.
BI и хранилище
Выгрузка в аналитику и витрины: отчёты строятся без участия разработчиков.
Каждый обмен журналируется: видно, какие данные ушли, когда и что пришло в ответ. Ошибки обмена не теряются в логах сервера, а попадают в очередь с повторными попытками и понятной причиной.
Расчёт
Сколько стоит рутина и когда окупится автоматизация
Подставьте свою численность, время на ручные операции и долю, которую реально уберёт автоматизация, — расчёт покажет экономию в месяц и срок окупаемости по нижней опубликованной планке внедрения. Цифры берутся только ваши: средних по рынку мы не подставляем.
Вводные вашей компании
Все значения меняются — расчёт пересчитывается сразу.
Значения по умолчанию — пример для наглядности, а не статистика рынка. Доля автоматизации редко равна 100 %: часть операций требует решения человека, и считать иначе было бы нечестно.
Часов рутины в месяц
217
Из них снимет автоматизация
109
Останется людям
108
Экономия в месяц
65 400 ₽
Экономия за год
784 800 ₽
Окупаемость внедрения
3,7 мес
Планка внедрения в расчёте
240 000 ₽
Автоматизация одного процесса по нижней опубликованной цене — см. блок стоимости
Внедрение окупается за считанные месяцы
При таких вводных автоматизация возвращается быстро — и это только время сотрудников. Отдельно считаются ошибки ручного ввода и срывы сроков, которых расчёт не учитывает.
Это верхняя оценка: расчёт учитывает только время сотрудников и не включает ошибки ручного ввода, сорванные сроки и потери клиентов. Зато он не обещает и сокращения штата — экономия считается как освобождённое время, которое можно направить на другие задачи.
Порядок работы
Как проходит внедрение
Работаем этапами: первый автоматизированный участок запускается до того, как начата автоматизация остальных. Так эффект виден рано, а риск ошибки в масштабе — меньше.
-
01
Разбор процессов
Проходим по процессам с исполнителями, фиксируем ручные операции, ожидания и точки, где данные вводят повторно.
Срок: 1–2 недели
-
02
План и приоритеты
Считаем эффект и сложность каждого улучшения, расставляем очередность. Согласуем, что делаем первым и почему.
Срок: 1 неделя
-
03
Внедрение участка
Автоматизируем первый процесс целиком: формы, маршруты, документы, уведомления. Запускаем на одном подразделении.
Срок: 3–8 недель
-
04
Интеграции и тираж
Связываем с CRM, 1С и внешними сервисами, переносим на остальные подразделения, обучаем сотрудников.
Срок: 4–12 недель
-
05
Сопровождение и развитие
Сравниваем показатели с исходными, дорабатываем по обратной связи, автоматизируем следующий участок.
Срок: далее
Стоимость
Варианты работы
Начинается всё с разбора процессов: без него смета была бы угадыванием. Дальше выбирается объём — один процесс или связанный контур из нескольких. Сопровождение после запуска — от 35 000 ₽/мес.
Разбор процессов
Понимание, что автоматизировать первым и сколько это даст. Без разработки.
от 120 000 ₽
Срок: 1–2 недели
- Карта процессов с исполнителями и сроками
- Список ручных операций и точек двойного ввода
- Оценка потерь по каждому участку
- План автоматизации с приоритетами и оценкой
- Требования к интеграциям и данным
Автоматизация процесса
Один процесс под ключ: от заявки и маршрута до документов и отчёта по нему.
от 240 000 ₽
Срок: от 3 недель
- Формы, маршруты согласования и сроки
- Автоматическое формирование документов
- Интеграция с CRM, 1С или внешним сервисом
- Уведомления, эскалация и контроль просрочек
- Отчёт по процессу и обучение сотрудников
- Запуск на одном подразделении
Комплексная автоматизация
Несколько связанных процессов, интеграционный контур и отчётность руководителя.
от 450 000 ₽
Срок: от 2 месяцев
- Несколько процессов в одном контуре
- Обмен данными между CRM, 1С и внешними системами
- Единый справочник и защита от дублей
- Дашборды и отчёты по расписанию
- Разграничение доступа и журнал действий
- Тираж на подразделения и филиалы
Из чего складывается смета
- Число процессов и подразделений в первом этапе
- Сколько систем нужно связать и есть ли у них API
- Состояние справочников: можно ли им доверять
- Сложность маршрутов согласования и ролей
- Нужны ли электронная подпись и ЭДО
- Требуется ли перенос исторических данных
- Нужна ли отчётность для руководства и BI
- Требования к доступам и защите персональных данных
Почему начинаем с разбора процессов
Смета на автоматизацию без разбора процессов — это угадывание: неизвестно, какие правила действуют сейчас, сколько систем участвует и что скрыто в исключениях. Разбор занимает 1–2 недели и заканчивается планом с приоритетами и оценкой, за которую можно отвечать.
Если по расчёту видно, что полный контур не окупается, предлагаем начать с одного участка — обычно это приём заявок или формирование документов.
Вернуться к расчёту экономии
Ориентиры
На что можно рассчитывать
Сроки и доли по нашим проектам автоматизации, а не обещание конкретной экономии: она зависит от ваших процессов, объёма операций и готовности команды работать по новым правилам.
- 1–2 недели
- на разбор процессов и план автоматизации
- 3–8 недель
- до первого работающего автоматизированного участка
- 8+ лет
- в разработке корпоративных систем и интеграций
- 60–70 %
- рутинных операций участка убирается на первом этапе
Условия
Как мы работаем и что гарантируем
Фиксированная смета этапа
Стоимость согласуется до начала работ. Новые задачи считаются отдельно, а не «по факту часов».
Замер до и после
До старта фиксируем текущие показатели: время обработки, число ручных операций, сроки. По ним и считается эффект.
Существующие системы остаются
По умолчанию связываем то, что есть. Предложение заменить CRM или 1С обосновываем отдельно.
Процесс работает без нас
Оставляем документацию, регламенты и обученных сотрудников. Автоматизация не должна требовать постоянного подрядчика.
Данные и доступы — ваши
Репозиторий, серверы и документация оформлены на компанию. Уход подрядчика не останавливает процесс.
Сопровождение после запуска
Мониторинг, разбор инцидентов, доработки по бэклогу и автоматизация следующего участка.
Без прикрас
Кому это нужно, а кому пока рано
Автоматизация не создаёт порядок — она закрепляет тот, что есть. Поэтому честно говорим, когда проект имеет смысл, а когда сначала нужно решить вопрос с процессом.
Процесс есть, но он ручной
Работа идёт по понятным правилам, но данные переносят вручную и сроки держатся на людях. Автоматизация даёт эффект сразу.
Несколько систем не связаны
CRM, 1С, сайт и склад существуют по отдельности. Связка убирает двойной ввод быстрее, чем любая новая система.
Рост упирается в людей
Чтобы обработать больше заявок, приходится нанимать. Автоматизация поднимает пропускную способность без пропорционального роста штата.
Есть требования к прозрачности
Нужны сроки, история согласований и журнал действий — для руководства, аудита или требований по персональным данным.
Правила процесса не определены
Автоматизация закрепляет существующий порядок. Если неизвестно, кто отвечает за процесс и какие правила верные, сначала нужен разбор и решение по процессу.
Объём операций слишком мал
Если рутины пара часов в неделю, внедрение не окупится. Иногда дешевле навести порядок в регламенте — мы скажем об этом на разборе.
Чего мы не обещаем
- Сокращения штата: автоматизация снимает рутину, но решение о людях принимает бизнес, а не подрядчик.
- Работы без участия ваших сотрудников: правила процесса и приоритеты знает только команда, которая в нём работает.
- Замены плохо описанного процесса: если правила противоречивы, система закрепит противоречие, а не исправит его.
- Эффекта без замера: без исходных показателей доказать результат невозможно, поэтому замер входит в первый этап.
Частые вопросы об автоматизации
Про сроки, деньги, людей и границы ответственности. Если вашего вопроса здесь нет — задайте его в форме ниже.
С чего начать автоматизацию?
С карты процессов. Прежде чем что-то писать, нужно понять, где теряется время и данные. Обычно на этом этапе уже видно 2–3 быстрых улучшения.
Нужно ли менять CRM или 1С?
Как правило нет. Чаще эффективнее связать существующие системы и убрать ручные переносы между ними, чем менять учётную систему.
Что реально можно автоматизировать с помощью AI?
То, где есть повторяющийся текстовый ввод: разбор обращений, извлечение полей из документов, черновики ответов, классификация заявок. Это не заменяет специалиста, а снимает рутину.
Как понять, что автоматизация окупилась?
До начала фиксируем текущие показатели: время обработки, число ручных операций, сроки. После внедрения сравниваем — по ним и считается эффект.
Сколько стоит автоматизация и из чего складывается цена?
Разбор процессов и план начинаются от 120 000 ₽, автоматизация одного процесса — от 240 000 ₽, комплекс из нескольких связанных процессов с интеграциями и отчётностью — от 450 000 ₽. Сопровождение после запуска — от 35 000 ₽/мес. Цена зависит от числа процессов, количества систем для связки и состояния справочников. Точную смету даём после разбора процессов, а не по телефону.
Сколько времени занимает внедрение?
Разбор процессов — 1–2 недели. Первый автоматизированный участок обычно запускается через 3–8 недель после согласования плана, интеграции с остальными системами и тираж на подразделения занимают ещё 4–12 недель. Работаем этапами: первый участок запускаем раньше финального релиза, чтобы процесс начал работать и был виден эффект.
Придётся ли менять CRM или 1С?
Как правило нет, и мы это не предлагаем: замена учётной системы — отдельный дорогой проект, который редко окупается сам по себе. Обычно эффективнее связать существующие системы и убрать двойной ввод. Если система действительно не позволяет решить задачу, скажем об этом отдельно и обоснуем.
Что будет с сотрудниками, которых затронет автоматизация?
Автоматизация убирает повторяющиеся операции, а не людей: меняется содержание работы — вместо переноса данных сотрудник занимается исключениями и клиентами. Мы обучаем команду работе в новой системе и оставляем регламент по типовым операциям. Решения о численности остаются за вами, мы их не принимаем и не обещаем.
Что если процесс придётся менять после запуска?
Маршруты, шаблоны документов и правила уведомлений настраиваются в системе, а не переписываются в коде: типовое изменение занимает часы, а не релиз. Доработки, требующие разработки, идут по бэклогу в рамках сопровождения.
Как измерить эффект от автоматизации?
До старта фиксируем исходные показатели: сколько времени уходит на операцию, сколько ручных шагов, сколько обращений теряется и каковы сроки. После запуска сравниваем те же показатели за сопоставимый период. Расчёт на этой странице даёт порядок цифр по вашим вводным; на разборе процессов считаем по фактическим данным.
Смежное: что обычно идёт в одном проекте
Автоматизация редко бывает единственной задачей: рядом обычно стоят разработка систем, интеграции и работа с трафиком. Ниже — страницы, куда стоит заглянуть.
Другие услуги разработки
Смежные направления, которые часто идут в одном проекте.
Покажем, что автоматизировать первым
Разберём процессы, где сейчас ручная работа и какие системы участвуют. Вернёмся с планом автоматизации, сроками и оценкой: бесплатно и без обязательств.
- Телефон
- +7 (495) 368-39-51
- Что будет после заявки
- Свяжемся в рабочее время, зададим вопросы о процессах, при необходимости подпишем NDA и вернёмся с планом: что автоматизировать первым, какие системы связать, сколько это займёт и сколько стоит.
- Что подготовить
- Специально готовить ничего не нужно. Полезно понимать, какие системы используются и кто в команде отвечает за процессы.
- Полезное рядом
- автоматизация маркетинга, технический аудит, разработка CRM, все услуги разработки.
Заявка на разбор процессов
Опишите, где сейчас ручная работа и какие системы используются — от этого зависит план и оценка.